In meinem Blog "Recht & Mediation" habe ich heute bereits einen Artikel zur Strukturierung von Besprechungen veröffentlicht. Einen entsprechenden Workflow habe ich nun für IXP.Advocat entwickelt.

Zunächst wird der Beteiligte der Besprechung und die Akte selektiert. In einem ersten Schritt werden dann mit dem Besprechungsteilnehmer die Themen der Besprechung zusammengestellt. ist man damit fertig, werden die Themen in beliebiger Reihenfolge aufgerufen. Gleichzeitig wird ein entsprechendes Eingabefenster für die protokollierung des Ergebnisses der Besprechung bzw. der Informationen geöffnet. Wer über ein Spracherkennungsprogramm verfügt, kann das Protokoll auch diktieren statt selbst zu tippen. Selbstverständlich können auch neue Themen, die während der Besprechung auftauchen, in die Themenliste aufgenommen werden. Am Ende steht dann ein Protokoll mit entsprechenden Überschriften zu den einzelnen Themen, das zu der Akte gespeichert wird. Dieses Protokoll kann auch ausgedruckt dem Besprechungsteilnehmer mitgegeben oder per Mail übersandt werden.

Am Ende kann dann noch eine Aufgabe oder eine Wiedervorlage eingetragen werden.

So haben Sie mit diesem Workflow auch die Besprechung - wie es sein sollte - thematisch strukturiert. Sie selbst sehen die Struktur, sind aber flexibel. Die Reihenfolge der Themen ist nicht festgelegt und es besteht natürlich die Möglichkeit, das Protokoll hinsichtlich bereits abgearbeiteter Themen zu ergänzen.

Tags: Workflow