Heute habe ich mich mit der Frage des Delegierens von Aufgaben beschäftigt. Einfachste Methode ist, die entsprechende Akte persönlich mit dem Hinweis auf die zu erledigende Aufgabe zu übergeben. Das reicht aber für eine gute Organisation und ein gutes Qualitätsmanagement nicht aus. Zu einem Delegieren von Aufgaben gehört einmal die klare Festlegung, was zu tun ist (am besten schriftlich), die Angabe eines Zeitpunktes, zu dem die Angelegenheit erledigt sein soll und nicht zuletzt eine Notiz bei demjenigen , der delegiert, um kontrollieren zu können, ob die Aufgabe fristgerecht erledigt wurde.
Dies habe ich in der Software abgebildet. Es gibt ein Formular für die Delegation von Aufgaben. Ein Feld beinhaltet die zu erledigende Aufgabe, ein weiteres Feld die Erklärungen hierzu. Es ist ferner ein Datum vorhanden, zu dem die Aufgabe erledigt sein muss. Derjenige, der die Aufgabe delegiert generiert automatisch damit auch eine Wiedervorlage auf den Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe erledigt sein soll, damit er ggfls. nachhaken kann. Derjenige, der die Arbeit erledigen soll erhält ebenso automatisch einen Eintrag in seine ToDo-Liste. Ferner erhält er in seine Eingangsbox eine Nachricht davon, dass die Aufgabe an ihn delegiert wurde, so dass er nicht von dem Eintrag in seiner ToDo-Liste überrascht wird.
So ist nicht nur das Delegieren der Aufgabe dokumentiert, sondern auch sichergestellt, dass die Erledigung überwacht werden kann.
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