Ich habe länger nichts mehr hier gepostet. Das lag daran, dass ich mit der Programmierung der Zwangsvollstreckung beschäftigt war. Das war schon ein schwieriger Brocken. Jetzt ist er aber im wesentlichen fertiggestellt. Es fehlen nur noch die einzelnen Vollstreckungmaßnahmen. Das ist aber nicht mehr so schwierig, weill die Grundstruktur steht.

Tags: Zwangsvollstreckung

Die von uns entwickelte Kanzlei-Software IXP-Advocat bietet unter anderem den Vorteil, dass man den Mandanten unmittelbar über das Internet einen Zugriff auf das Programm erlauben kann. Dies kann und darf natürlich nicht bedeuten, dass die Mandanten sämtliche Funktionalitäten der Kanzlei-Software nutzen können. Dies würde ja einen eklatanten Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht des Anwalts und gegen sämtliche Datenschutzrichtlinien bedeuten.

Den Mandanten kann daher nur Zugriff auf ein spezielles Programm gegeben werden, das ausschließlich die eigenen Daten zur Verfügung stellt. Soweit die Idee.

Im Entwicklerteam und mit befreundeten Anwälten diskutieren wir seitdem, welche Daten sinnvollerweise den Mandanten zugänglich gemacht werden sollen, zu welchem Zeitpunkt und welche zusätzlichen Funktionen die Mandanten ausführen dürfen.

Klar ist, dass die Mandanten die Möglichkeit haben sollen, eigene Dokumente in das virtuelle Büro hoch zu laden. Ebenso ist es sinnvoll, den Mandanten Zugriff auf alle (?) Dokumente zu gewähren, die in ihren Akten eingehen. Allerdings hat uns ein befreundeter Anwalt auch erklärt, dass er es nicht haben wolle, dass der Mandant ein eingegangenes Schreiben ließ, bevor er selbst seit gehabt habe, hiervon Kenntnis zu nehmen. Ein Argument, das kaum von der Hand zu weisen ist. Dies bedeutet, dass eingehende Dokumente erst dann der Akte zugewiesen werden, wenn der Anwalt seinen (elektronischen) Eingangskorb durchgeht.

Eine weitere Frage, wie sich stellt, ist die, ob man den Mandanten die Gelegenheit geben soll, selbst im System Akten anzulegen (natürlich nur Akten des Mandanten und keine fremden Akten) oder sollte man dies nur ausgewählten Klienten erlauben oder sollte man diese Funktion überhaupt nicht vorsehen? Ist es sinnvoll, dem Mandanten die Möglichkeit zu geben, die Forderungskonto in seiner Akten einzusehen? Wie ist es mit dem Aktenkonto? Soll der Mandant das Aktenkonto seiner Akten einsehen können? Oder will man als Anwalt dem Mandanten lieber nicht zeigen, welche Vergütung die Rechtschutzversicherung gezahlt hat? Also nur Fremdgeld und Auslagen anzeigen lassen?

Welche weiteren Funktionalitäten sollten für den Mandanten bereitgestellt werden? Ein Programm zur Berechnung des Prozesskostenrisikos ist bereits vorhanden. Ebenso ist selbstverständlich, dass sich die Mandanten Formulare wie etwa Vollmacht, Entbindung von der ärztlichen Schweigepflicht etc. herunter laden können. Hier können auch allgemeine Kanzleiinformationen sowie Informationen über bestimmte Rechtsgebiete von der Kanzlei für den Mandanten vorgehalten werden.

Wir würden uns über Kommentare und Ideen freuen, damit wir bei der Weiterentwicklung der Software ihre Anregungen berücksichtigen können.

Tags: Mandanten

In meinem Blog "Recht & Mediation" habe ich heute bereits einen Artikel zur Strukturierung von Besprechungen veröffentlicht. Einen entsprechenden Workflow habe ich nun für IXP.Advocat entwickelt.

Zunächst wird der Beteiligte der Besprechung und die Akte selektiert. In einem ersten Schritt werden dann mit dem Besprechungsteilnehmer die Themen der Besprechung zusammengestellt. ist man damit fertig, werden die Themen in beliebiger Reihenfolge aufgerufen. Gleichzeitig wird ein entsprechendes Eingabefenster für die protokollierung des Ergebnisses der Besprechung bzw. der Informationen geöffnet. Wer über ein Spracherkennungsprogramm verfügt, kann das Protokoll auch diktieren statt selbst zu tippen. Selbstverständlich können auch neue Themen, die während der Besprechung auftauchen, in die Themenliste aufgenommen werden. Am Ende steht dann ein Protokoll mit entsprechenden Überschriften zu den einzelnen Themen, das zu der Akte gespeichert wird. Dieses Protokoll kann auch ausgedruckt dem Besprechungsteilnehmer mitgegeben oder per Mail übersandt werden.

Am Ende kann dann noch eine Aufgabe oder eine Wiedervorlage eingetragen werden.

So haben Sie mit diesem Workflow auch die Besprechung - wie es sein sollte - thematisch strukturiert. Sie selbst sehen die Struktur, sind aber flexibel. Die Reihenfolge der Themen ist nicht festgelegt und es besteht natürlich die Möglichkeit, das Protokoll hinsichtlich bereits abgearbeiteter Themen zu ergänzen.

Tags: Workflow

Auf der Homepage der Firma Fly By Wire gibt es nun eine eigene Seite für die Anwaltssoftware IXP.Advocat. Dort können Sie etwas über die Fähigkeiten und möglichkeiten des Programms lesen.

Sind Sie daran interessiert, Ihre Ideen und Wünsche in die Entwicklung der Software unverbindlich und ohne jegliche Verpflichtungen für Sie einzubringen? Dann können Sie sich hier anmelden.

Tags: Allgemeines

Wir haben in die Software bereits automatische Benachrichtigungen eingebaut, so zum Beispiel bei Eintragung einer neuen Frist (sofern man das nicht selbst macht) und bei einem neuen Termin. Vorgesehen ist auch, eine automatische Benachrichtigung des Aktensachbearbeiters auszulösen, wenn in einem Aktenkonto ein Fremdgeldeingang gebucht wird. Welche weiteren Ereignisse sollten eine automatische Benachrichtigung des Aktensachbearbeiters auslösen?

Bei Dokumenteneingängen jeglicher Art ist das nicht nötig, da diese ja in der Eingangsliste automatisch erscheinen. Selbstverständlich können von jedem Arbeitsplatz aus kurze Infos an jeden Mitarbeiter oder Rechtsanwalt der Kanzlei eingegeben werden, so dass auf jeden Fall sichergestellt ist, dass Informationen nicht irgendwo auf Zetteln vergilben.

Haben Sie noch Ideen, welche automatische Benachrichtigungen generiert werden sollten? Falls ja, teilen Sie uns Ihre Idee(n) (und auch Ihre sonstigen Anregungen) einfach mit, entweder hier oder Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. .

Tags: Allgemeines

Beim diesjährigen EDV-Gerichtstag in Saarbrücken werden wir mit IXP Virtual Office und IXP.Advocat in der Begleitausstellung vertreten sein. Der EDV-Gerichtstag findet vom 15. bis zum 17.9.2010 in Saarbrücken statt. Er beginnt wie immer mit einem Get-Together bei Juris am Abend des 15.9.2010. Das Programm finden Sie hier auf den Seiten des EDV-Gerichtstages.

Tags: EDV-Gerichtstag

Gestern habe ich mich mit dem Programm zur Berechnung von Fristen beschäftigt. Ziel sollte sein, nach Eingabe einer Frist, ausgedrückt in Jahren, Monaten, Wochen oder Tagen, korrekt zu berechnen.

Das ist zunächst mal nicht schwer. Die Schwierigkeit besteht dann darin, das gefundene Fristnde den gesetzlichen Vorgaben anzupassen. Zunächst ist § 193 BGB (§ 222 ZPO, § 43 StPO) zu beachten. Fällt demnach das Fristende auf einen Samstag oder Sonntag, so endet die Frist erst am ersten darauf folgenden Werktag, das ist normalerweise der Montag.

Die zweite Variante des § 193 BGB ist schon schwieriger umzusetzen. Ist der Tag des Fristablaufs nämlich ein "am Erklärungs- oder Leistungsort staatlich anerkannter allgemeiner Feiertag", so endet die Frist ebenfalls am nächsten folgenden Werktag. Es müssen daher alle bundesweiten Feiertage und natürlich auch die nur in einzelnen Bundesländern geltenden Feiertage berücksichtigt werden. Dafür muss natürlich vom Nutzer festgelegt werden, welches Bundesland zugrunde gelegt werden soll. Dies kann allerdings nicht allgemein geschehen, da heutzutage die anwaltliche Tätigkeit nicht an ein Bundesland gebunden ist, so dass in einem vor einem auswärtigen Gericht geführten Rechtsstreit die für das dortige Bundesland geltenden Fristen zugrunde gelegt werden müssen. Daher kann das eigene Bundesland nur als Normalvorschlag aufgeführt werden, muss aber bei jeder Fristberechnung überprüft werden.

Das dann gefundene Fristende muss nochmals auf Samstag, Sonntag oder Feiertag überprüft werden. Nur so kommt man z.B. bei einem Fristablauf am 1.1.2011 zu einem korrekten Fristende am 3.1.2011.

Tags: Fristberechnung

Zeiterfassung der anwaltlichen Tätigkeit ist nicht nur dann wichtig, wenn man als Anwalt eine Zeithonorarvereinbarung abgeschlossen hat. Die auf eine Akte verwandte Zeit sollte immer erfasst werden, um auch nechher kalkulieren zu önnen, ob die Akte genug abgeworfen hat, vor allem bezogen auf die aufgewandte Zeit.

Diese Zeiterfassung sollte für den Anwalt und alle anderen Mitarbeiter der Kanzlei möglichst ohne viel Aufwand möglich sein. Das heißt, dass aktenbezogene Arbeiten am Computer möglichst automatisch in die Zeierfassung eingehen. Daneben muss es natürlich möglich sein, andere Zeiten zu erfassen, die der Computer nicht automatisch erkennt, wie etwa Zeiten für Gerichtstermine. Auch automatisch erfasste Zeiten müssen hinterher korrigiert werden können, etwa weil ein Pprogramm nicht weiterbearbeitet werden konnte, weil der Anwalt durch ein Telefonat daran gehindert war. Im Nachhinein muss auch festgelegt wrden können, ob der Zeitaufwand abrechenbar ist oder nicht (wenn eine Zeithonorarvereinbarung besteht).

Letztendlich sollte bei jedem Aufruf der Akte in der Datenverarbeitung erkennbar sein, welche Zeit bereits für die Akte aufgewandt wurde, eventuell sogar mit einem Abgleich zu einem Zeitbudget, das vorher oder auch später festgelegt wurde. So kann sichergestellt werden, dass jede Akte betriebswirtschaftlich sinnvol, das heißt in der Gewinnzone bearbeitet wird.

Genau das habe ich mit der von uns entwickelten Software umgesetzt bzw. entsprechende Routinen werden in allen Programmteilen enthalten sein. Ferner gibt es ein Prograamm für die Zeiterfassung, das am Beginn einer Tätigkeit aufgerufen wird und das auch die Möglichkeit bietet, mit einer zweiten Tätigkeit unterbrochen zu werden. Alle Zeiten werden in einer Datenbank ggfls. Aktenbezogen festgehalten und können später nach verschiedenen Gesichtspunkten ausgewertet werden.

Ein entsprechendes Programm für die Erstellung einer Zeithonorarabrechnung werde ich noch entwickeln, das verschiedenen Anforderungen gerecht wird, wie etwa die Abrechnung von Mindestzeiteinheiten. hierüber werde ich noch berichten.

Tags: Selbstmanagement | Zeiterfassung

Was sind schlafende Akten? Schlafende Akten sind Akten, bei denen weder eine Wiedervorlage eingetragen ist noch eine laufende Aufgabe in der To-Do-Liste notiert ist. Insbesondere wenn der Wiedervorlagenkalender noch von Hand auf Papier geführt wird, kann die Gefahr bestehen, dass Akten "außer Kontrolle" geraten. Dem kann man nur in der Art begegnen, dass man die in den Schränken hängenden Akten durchgeht und auf Wiedervorlagen kontrolliert. Ein recht aufwändiges Verfahren.

Ich habe deshalb die von ihr entwickelte Anwaltssoftware die Möglichkeit integriert, sich sämtliche Akten anzeigen zu lassen, für die weder eine Wiedervorlage notiert ist noch in der To-Do-Liste eine Aufgabe enthalten ist. Unmittelbar von der Liste aus kann man sich dann die gesamte Akte einschließlich der zur Akte gespeicherten Dokumente ansehen. Ferner kann man von hier aus unmittelbar Wiedervorlagen anlegen, Aufgaben in die To-Do-Liste eintragen, Aufgaben delegieren und auch die Akte ablegen. selbstverständlich kann man auch von hier aus unmittelbar Dokumente anlegen beziehungsweise Briefe diktieren.

So ist sichergestellt, dass sämtliche Akten auch bearbeitet werden. Dies ist ein weiterer Schritt zur Verbesserung der Qualität der Kanzlei.

Tags: Selbstmanagement

Heute habe ich mich mit der Frage des Delegierens von Aufgaben beschäftigt. Einfachste Methode ist, die entsprechende Akte persönlich mit dem Hinweis auf die zu erledigende Aufgabe zu übergeben. Das reicht aber für eine gute Organisation und ein gutes Qualitätsmanagement nicht aus. Zu einem Delegieren von Aufgaben gehört einmal die klare Festlegung, was zu tun ist (am besten schriftlich), die Angabe eines Zeitpunktes, zu dem die Angelegenheit erledigt sein soll und nicht zuletzt eine Notiz bei demjenigen , der delegiert, um kontrollieren zu können, ob die Aufgabe fristgerecht erledigt wurde.

Dies habe ich in der Software abgebildet. Es gibt ein Formular für die Delegation von Aufgaben. Ein Feld beinhaltet die zu erledigende Aufgabe, ein weiteres Feld die Erklärungen hierzu. Es ist ferner ein Datum vorhanden, zu dem die Aufgabe erledigt sein muss. Derjenige, der die Aufgabe delegiert generiert automatisch damit auch eine Wiedervorlage auf den Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe erledigt sein soll, damit er ggfls. nachhaken kann. Derjenige, der die Arbeit erledigen soll erhält ebenso automatisch einen Eintrag in seine ToDo-Liste. Ferner erhält er in seine Eingangsbox eine Nachricht davon, dass die Aufgabe an ihn delegiert wurde, so dass er nicht von dem Eintrag in seiner ToDo-Liste überrascht wird.

So ist nicht nur das Delegieren der Aufgabe dokumentiert, sondern auch sichergestellt, dass die Erledigung überwacht werden kann.

Tags: Allgemeines

Vor einigen Wochen hat mich der Zufall mit dem Geschäftsführer der Firma FBW I.T. Service GmbH aus Wien zusammengeführt. Mein Ziel war es bereits seit langem, einen Weg zu finden, Geschäftsprozesse und Anwaltssoftware zusammenzubringen. Die bisher mir bekannte Anwaltssoftware hatte nur Bruchstückhaft Workflows und Geschäftsprozesse integriert, hauptsächlich im Bereich des Diktats und selten auch im Bereich Dokumente. Überzeugt hatten mich diese Lösungen nicht.

Voraussetzung musste sein, dass die Workflows auch veränderbar sind, da bekanntlich jede Kanzlei ihre eigene Organisationsstruktur hat und sich Organisationsstrukturen und Abläufe auch ändern (müssen). Diese Möglichkeit bot sich allerdings mit der Plattform IXP der Firma FBW. Hier werden Geschäftsprozesse und Software zusammengebracht. Workflow basiertes Programmieren von Software, das hatte ich gesucht.

Seitdem entwickeln wir gemeinsam ein Anwaltsprogramm als Software as a Service.

An dieser Stelle werde ich in unregelmäßigen Abständen von der Weiterentwicklung und der Philosophie der Software berichten.

Tags: Anwaltssoftware | Allgemeines